Как лучше, а не как раньше: способы упростить операционку в компании
У любого бизнеса есть не только стратегические задачи, но и организационные. По Глобального института Маккинзи, они могут сильно загружать административный персонал (логистов, бухгалтеров, менеджеров) и занимать вплоть до 60% рабочего времени. Руководитель Яндекс Go для бизнеса в странах СНГ Карина Поцелуева рассказывает, что всё можно упростить, оцифровав часть процессов.
Прежде всего речь о корпоративных поездках и доставке. Это та часть бизнеса, от которой никуда не деться, и она довольно часто добавляет головной боли руководству.
Как может выглядеть типичный рабочий день в компании? Отдел коммерции, например, пытается успеть на все встречи с клиентами. Маркетинговая команда торопится на съёмки рекламного ролика. У отдела логистики в работе заказы, которые нужно доставить покупателям, и их становится всё больше (всё-таки доля электронной коммерции в рознице регулярно растёт; в Беларуси и вовсе за последние пять лет). Ещё нужно развезти документы, да и эксцессы со срочной доставкой тоже случаются. А в конце дня — новая задача: администраторы, официанты, уборщики закончат смену только глубокой ночью, когда транспорт уже не ходит, и нужно оформлять развозку.
По нашим оценкам, на решение таких задач за 40-часовую неделю среднестатистический менеджер может тратить до суток. Но если их автоматизировать, то это время может сократиться на 30–50%.
Внедрить целиком новую систему для этого может быть сложно и дорого. Поэтому удобно подключить приложение, с которым сотрудники уже хорошо знакомы, а теперь смогут пользоваться им и по работе. Расскажу, чем именно может помочь такая автоматизация.
Карина Поцелуева
Сократить время на работу с отчётностью
Мы понимаем, насколько утомительно для сотрудников собирать все чеки и квитанции, чтобы предоставить их в бухгалтерию. И сколько времени у самих бухгалтеров уходит на обработку отчётов и возмещение расходов.
Зато когда подключён ЭДО (электронный документооборот), все акты, счета-фактуры и отчёты формируются во время поездки. В нашем случае — в личном кабинете, там же указываются все нужные детали: время в пути, адреса, причины отмены заказов.
С возвратом НДС ситуация тоже проще, когда декларации формируются автоматически: бухгалтерам нужно будет только час-два, чтобы всё проверить и подать в налоговую.
Управлять расходами сотрудников
Мало кто любит считать всё в Excel-таблицах, собирать заявки и проводить отдельные согласования. По нашим подсчётам, в сумме это может отнимать несколько часов в месяц. Гораздо удобнее, если есть автоматизированный корпоративный счёт на всю компанию и овердрафт. Тогда сотрудники смогут сразу заказывать такси для своих задач, а счёт можно пополнить потом.
Но чтобы руководитель мог проконтролировать, сколько потратят конкретные сотрудники или департаменты, у нас можно устанавливать лимиты. Например, по сумме, географии заказа такси или тарифным классам: только эконом или только премиум. Отслеживать поездки сотрудников тоже можно в режиме реального времени — чтобы оставаться в курсе событий.
Спокойнее ездить на встречи и объекты
Торговым представителям и менеджерам по продажам за день нужно успеть на множество встреч, а затем ещё и вернуться в офис. Лишний стресс — считать, сколько добираться от метро, или искать ближайшую остановку.
Можно не беспокоиться об этом, если в компании подключены корпоративные поездки на такси. Тогда можно будет успеть ко всем клиентам и потом заняться тем, до чего раньше не доходили руки (обычно на креативные и стратегические задачи из-за рутины меньше 30% рабочего времени).
Упростить логистику
Вспомним ситуацию с сервисным персоналом, который заканчивает работу поздно ночью. Чтобы развезти всех по домам, штатным логистам нужно вручную составить маршрут, распечатать маршрутный лист и отдать водителям. Всё будет гораздо быстрее, если оптимальную дорогу рассчитает алгоритм. У нас эта опция называется «Массовый развоз»: с ней можно загрузить только адреса и телефоны сотрудников, а дальше даже рассадка по машинам сформируется сама. Мы посчитали, что это позволяет сэкономить до 10% ежемесячного бюджета на развоз, и время на управление поездками сокращается на 2 часа в день.
Оптимизировать доставку
Корпоративная доставка может практически полностью заменить отдел логистики. Документы или что-то мелкое (до 10 кг), например, можно отправлять курьерами. Доставка будет либо срочной, либо к конкретному времени. А если нужно развезти крупную партию товара, то уже стоит заказать машину: в нашем случае есть грузоподъёмностью от 300 кг до 1,5 тонны. Отслеживаем доставку мы тоже в интерфейсе уже хорошо знакомого приложения.
А ещё для ИП и магазинов полезна API-интеграция с их собственным приложением или сайтом. Тогда предприниматели смогут показывать цены на доставку, автоматически создавать заказы, а тратить время на дополнительное обучение не придётся.
Это те плюсы, которые мы видим при оцифровке рутины. Функциональность разных систем автоматизации может немного отличаться, но в любом случае может освободиться большая часть рабочего времени менеджеров и линейных сотрудников.
Чтобы бизнес развивался, оптимизируйте процессы. Подробную информацию обо всех видах корпоративных поездок можно узнать на или по номеру телефона +375 33 366‑41‑16 (все мобильные операторы Беларуси). ООО «БелГо Корп», УНП: 193416131
